SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI LTD. ŞTİ. SATIN ALMA POLİTİKASI
1. SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI LTD. ŞTİ SATIN ALMA MİSYON VE VİZYONU
1.1 Misyon
a-)SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI hedeflerine katkı sağlayacak satın alma stratejilerini belirlemek ve uygulamaya koymak,
b-)Talep Birimlerinin iş hedeflerini gerçekleştirmelerine destek olmak,
c-) Satın alma sürecini en uygun kalite, fiyat ve teknik performans ile yürütmek,
d-) SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI, tedarikçi ilişkilerini sürdürülebilir ve etkin bir şekilde
yürütmek.
1.2 Vizyon
a-) Sektörel düzeyde en iyi uygulamaların kullanıldığı, yetkinlik seviyesi yüksek satın alma
ve tedarikçi yönetimi ekiplerinden biri olmak,
b-) Satın alma politikası içindeki temel iş fonksiyonlarından biri olarak SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI stratejilerine katkı sağlamak.
2. TEMEL İLKELER
SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI satın alma faaliyetleri, ilgili mevzuat ve SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI Satın Alma Politika ve Prosedür’ü hükümlerine göre yürütülür.
a-) Görevlerin ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak; Satın alma Birimleri ve diğer birimler
sorumlulukları dâhilindeki satın almaya ilişkin görevlerini, Şirket politikaları ve bu Politika’ya
uygun olarak yerine getirirler.
b-) Alımların en uygun kalite, süre ve maliyetle yapılabilmesi için ilgili tüm birimler, birbirlerini
zamanında bilgilendirme ve görevlerini eksiksiz yerine getirme bilinciyle çalışırlar.
c-) Alımların SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI menfaatleri doğrultusunda yapılması için kısa, orta ve uzun vadeli iş planları dâhilinde hareket edilerek tüm boyutlarıyla şeffaf ve rekabetçi bir ortam oluşturulması sağlanır.
d-) Alımlarda hacim avantajından yararlanmak için; SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI toplam alım gücünden yararlanmak, bilgi birikimini sağlamak ve etkin şekilde kullanmak, iktisadi ve maliye bakımdan bütünlük gösteren ihtiyaçlar mümkün olduğunca birleştirilerek talep oluşturulur.
e-) TCO (toplam sahip olma maliyeti), tedarik zinciri riskleri, sürdürülebilirlik gibi temel unsurlar
dikkate alınarak etkin bir satın alma yapılır.
f-) SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI rekabet gücüne katkı sağlanır.
g-) Tedarikçilerin güven hislerinin sarsılmaması için ticari zorunluluklar dışında tedarikçilere ilave
iş yükü yüklenmemeye çalışılır.
ğ-) SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI ihtiyaçlarının iş niteliği göz önünde bulundurularak mümkün olduğu ölçüde ilk elden (imalatçısı, ithalatçısı veya genel distribütörü) karşılanmasına çalışılır.
h-) Tasarruf ve maliyet odaklı hedeflerin dışında iç müşterileri olan Talep Birimlerine belli bir kalite
ve optimum sürelerde satın alma hizmeti verilir.
3. GÖREVLERİN AYRILIĞI İLKESİ
Görevlerin ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak; Satın Alma Birimleri ve diğer birimlersorumlulukları dâhilindeki satın almaya ilişkin görevlerini, SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI Politikaları ve bu Politika’ya uygun olarak yerine getirirler.
Satın alma süreçlerinde hata, eksiklik, yanlışlık ve usulsüzlük gibi riskleri ortadan kaldırmak amacıyla
Sipariş yönetimi yapan ve hizmeti kabul eden birimler arasında görevler ayrılığı ilkesine uyulması
gereklidir. Sadece belirtilen yetkiler aynı kişi veya grupta bulunabilir.
a) Talebin belirlenmesi
b) Tedarikçi seçimi, koşulların belirlenmesi ve Sipariş yönetimi
c) Ürün veya hizmet kabulü
d) Fatura kabul ve ödeme süreçleri
4. TEDARİKÇİ YÖNETİMİ İLKELERİ
Satın alma sürecindeki tedarikçi ilişkileri stratejisinin belirlenmesine ve uygulanmasına yönelik çalışmaların yönetilmesi, SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI tedarikçi portföyünün oluşturulması ve yönetilmesi, yeni tedarikçi başvurularının alınması, değerlendirilmesi ve kabul/ret süreci, tedarikçi performanslarının değerlendirilmesi, değerlendirme sonuçlarına göre alınacak aksiyonların belirlenmesi ve uygulanması,tedarikçi tesislerinde inceleme ve değerlendirme yaparak düzeltici/iyileştirici önerilerin geliştirilmesi,tedarikçi kara listesinin oluşturulması ve takibi SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI Satın alma yetkisindedir.
Tedarikçilerin yasalara, kurallara, düzenlemelere bağlı kalması gerekmektedir, tedarikçilerin, birlikteçalıştıkları tedarikçilerin ve taşeronlarının işle ilgili uygulamalar konusunda bilgi sahibi olmalıdır. SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI kurallara uymayan tedarikçilerle ilişkilerini sonlandırma hakkını saklı tutar.
Tedarikçi yönetimi sürecinde temel ilkelerimiz:
a-) Şeffaflık
b-) Adil ve eşit mesafe
c-) Saygı ve dürüstlük çerçevesinde iletişim
d-) Fikri mülkiyet ve gizli bilgilerin saklanması
5. ETİK SATIN ALMA İLKELERİ
Satın alma süreçlerinde temel değerleri şeffaflık, doğruluk ve dürüstlük oluşturur. SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI çalışanlarının, paydaşlar ve tedarikçilerle olan ilişkileri başta aşağıda yer alanlar olmak üzere;
a-) Tedarikçilere karşı sözleşmeler çerçevesindeki yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesi
için azami özen gösterilir.
b-) Satın alma süreçlerinin yasalara ve Şirket politikalarına göre yürütülmesine azami özen
gösterilir.
c-) Tedarikçilerin yasal mevzuat ve etik kurallarına riayet etmelerine özen gösterilir ve ihlal
durumlarında gerekli bildirim ve uyarılarda bulunulur.
d-) Tedarikçilerin çocuk işçi, zorunlu işgücü, yasadışı göçmenleri ve çalışma izni olmayan
yabancıları çalıştırmasını yasaklayan ve toplu pazarlık ve örgütlenme özgürlüğü hakkı veren iş
kanunlarına ve diğer ilişkili kanunlara uymaları için azami özen gösterilir.
e-) Şirketin ve tedarikçilerin insan sağlığı ve çevre politikalarına uygun hareket etmesine özen
gösterilir.
f-) Satın alma faaliyetleri kapsamında rakiplerle yasal ve etik kurallar çerçevesinde rekabet edilir.
g-) SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI marka değerine zarar verecek tutum ve davranışlarda bulunulmaz.
ğ-)Yasal mevzuat ve ticari teamüller dışında tedarikçilere külfet yüklenemez.
h-) Tedarikçilere, rekabet ve piyasa koşulları doğrultusunda adil ve eşit mesafede yaklaşılır.
i-)Tedarikçi seçiminde adil ve objektif kriterlere göre değerlendirme yapılır.
ı-) Çıkar çatışmasından kaçınılarak, tedarikçilerle bireysel çıkar ilişkisine girmeden ilişkiler şeffaf
ve adil bir zeminde yürütülür.
Talep Birimleri tarafından SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI Satın almaya bilgi verilmeden başlatılan satın alma süreçleri için, SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI Satın alma tarafından herhangi bir Sözleşme ve/veya sipariş süreci işletilmez. Bu durum ayrıca Satın alma Prosedürü’nün ihlali olarak değerlendirilir. İhlal kapsamına giren davranışlarda bulunanlara“Disiplin Esasları uygulanır.
Şirket politikaları ve gizlilik hükümleri gereği, sözleşmeler minimum olarak yasal süreleri boyuncamuhafaza edilerek ilgisiz/ yetkisiz üçüncü kişilere ifşa edilmez.
6. SÜRDÜRÜLEBİLİR SATIN ALMA YAKLAŞIMI
SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI, Türkiye pazar şartlarında tedarik sıkıntısı olmadığı takdirde, aşağıda belirtilen sürdürülebilirlik şartlarına uymaya özen gösterir.
Sürdürülebilir Satın alma yaklaşımının amacı, satın alma faaliyetleri ile SÖZ TOPLU TÜKETİM MAĞAZALARI faaliyetlerinde genel olarak sürdürülebilirliği sağlamaktır. Bu kapsamda insan ve çevre sağlığının korunması, atık ve kirlilik ve doğal kaynakların tüketiminin azaltılması (ör: enerji ve su) ve CO2/GHG emisyonlarının adreslenmesi ile önceliklendirilmiş bir şekilde yönetilir.